Und dann noch die Verwaltung…

Verwaltung und Selbstverwaltung von Wohnprojekten in Hamburg

*** Julia Schaal und Friederike Suck ***

Im Alltag eines Hausprojektes gibt es unzählige Aufgaben, die die Bewohner*innen übernehmen müssen und ohne die ein Haus, ein Grundstück, der Zusammenhalt oder auch die Finanzen nicht funktionieren. Dies kann Spaß machen und eröffnet die Möglichkeit, Sachen anders zu machen, gemeinschaftlich und selbstbestimmt zu lernen, Wissen weiter zu geben. Es kann aber auch überfordernd sein und es können starre Strukturen entstehen, die genau die positiven Aspekte ausbremsen.

Es gibt unzählige Gründe gemeinschaftlich zu Wohnen und viele verschiedene Formen dies dann umzusetzen. In der Stadt, auf dem Land, in WGs oder in Einzelwohnungen. Mit politischem Anspruch, mit dem Gedanken im Alltag und im Alter nicht alleine zu sein, dem Wunsch nach sicherem und selbstbestimmtem Wohnraum. Häufig geht es nicht nur ums Wohnen, sondern es soll auch noch Raum für Handwerk, Büros, Kunstateliers, Kultur und soziale Treffpunkte geschaffen werden – eben für alles, was in der kapitalistisch organisierten Stadt kaum noch oder nur zu teuren Bedingungen realisiert werden kann. Wenn sich eine Gruppe dann zusammengefunden hat, endlich ein Grundstück gefunden ist, die Finanzierung steht und das Haus gebaut ist, stellt sich jedoch die Frage, wie das alles am Laufen gehalten werden kann. Wie sollen die Finanzen organisiert sein, wer kümmert sich um den Bau und die Instandhaltung, wie wird gewährleistet, dass dafür auch das Geld da ist, wer mahnt, wenn die vereinbarte Miete nicht bezahlt wird? Wie wird der Zusammenhalt der Gruppe trotz der nötigen Verwaltungsaufgaben gestärkt?

Was muss in einem Hausprojekt auf der „verwalterischen Ebene“ überhaupt getan werden, damit es „läuft“ und welche Aufgabenbereiche gibt es? Egal ob Genossenschaft, Verein oder WEG –  zu den Kernaufgaben der klassischen Hausverwaltung gehören Vermietung, Instandhaltung und Betrieb des Hauses sowie die Verwaltung von Finanzen. Dazu kommen dann noch Themen wie interne Kommunikation, Koordination der Selbstverwaltung und Organisationsentwicklung.

Die Gruppe muss selbst entscheiden, was gemeinschaftlich gemacht wird, was in Arbeitsgruppen ausgegliedert und delegiert wird und welche Aufgabenbereiche extern abgegeben werden.

Werden Aufgaben selbst übernommen, kann die Menge an Zuständigkeiten und Themen schnell erschlagend sein. Meist hilft es, Arbeitsgruppen zu gründen, die einzelne Bereiche übernehmen und Ergebnisse in die gesamte Hausgruppe zurücktragen. Die Aufteilung der Aufgabenbereiche hängt von den Gegebenheiten des Hauses, den Interessen, Kapazitäten und dem Können der Verantwortlichen ab. Es hilft auch, die interne Struktur und die Verantwortlichkeiten zu dokumentieren, so dass alle neuen und alten Mitbewohner*innen diese verstehen und erinnern.

Vermietung und Mitgliederverwaltung

Die klassischen Aufgabenbereiche der Vermietung sind die Mietverträge, die Abnahme und Übergabe der Wohnungen sowie die Vergabe von Wohnraum. In großen Städten wie Hamburg heißt dies meist, zu entscheiden, wer die heiß begehrte bezahlbare Wohnung bekommt, wer zum Haus passt und nach welchen Kriterien gemeinsam über Einzüge entschieden wird. Dabei entsteht immer wieder ein Spannungsfeld zwischen politischem Anspruch und den finanziellen und zeitlichen Möglichkeiten von Menschen, sich in einem selbstverwalteten Hausprojekt zu engagieren.

Das Mitgliederwesen ist insbesondere in Genossenschaften relativ aufwendig, da Eintritt, Austritt und Zeichnung von Anteilen über die mögliche Haftung entscheiden und bei den Prüfungen genau angeschaut werden. Deshalb ist wichtig, darauf zu achten, dass die Dokumente hierzu sehr zuverlässig geführt und abgelegt werden.

Instandhaltung, Außenflächen und Betriebskosten

Instandhaltung bedeutet, sich um kleine Reparaturen sowie größere Bauvorhaben zu kümmern. Im selbstverwalteten Hausprojekt gibt es meist nicht den Notfalldienst der Hausverwaltung, der bei Havarien angerufen werden kann. Oft gibt es eine AG, die sich um die Instandhaltung kümmert und eine langjährige Zusammenarbeit mit Handwerksfirmen, die dann in dringenden Fällen kontaktiert werden können. In vielen Hausprojekten übernehmen die Nutzer*innen viel mehr selbst als es in einer normalen Mietwohnung üblich ist. Das Haus gehört allen zusammen und es hält auf Dauer die Miete günstiger, wenn nicht für jede Kleinigkeit ein*e Handwerker*in bezahlt werden muss. Doch dies geht nicht immer und ist gerade in Fällen von Sanitär und Strom oft auch nicht ratsam. Gerade in Sachen energetische Ertüchtigung der Häuser ist die Haustechnik ein weites und wachsendes Feld. Die Lüftung, Heizung, Stromversorgung muss betreut, gewartet, instandgehalten und zukunftssicher gemacht werden. Um die zum Haus gehörigen Grünflächen wird sich dagegen meist sehr wohl gemeinschaftlich gekümmert, wobei auch hier Aufgabe ausgelagert werden können, wie beispielsweise der Winterdienst.

Betriebskosten sind die umlagefähigen Nebenkosten. Diese können in Verbrauchskosten (wie Wasser, Strom, Heizkosten) und verbrauchsunabhängige Kosten (wie Straßenreinigung, Müll etc.) untergliedert werden. Es müssen Verträge mit den Versorgungsunternehmen abgeschlossen und auch immer mal wieder überprüft werden, ob diese noch zeitgemäß sind und auch den eigenen Ansprüchen, z.B. an Ökologie, genügen. Die Betriebskosten werden in der Regel vom Projekt bezahlt und dann erst im nächsten Jahr mit den Nutzer*innen abgerechnet. Deshalb muss immer wieder überlegt werden, ob die Höhe der Betriebskostenvorauszahlungen angepasst werden sollte. Außerdem stellt sich die Frage nach der Abrechnung: Nach welchen Schlüsseln werden die Betriebskosten verteilt? Nach m², Verbrauch, Haushalten, Personen? Wir raten hier, nicht zu sehr auf die haarscharfe Verteilung der letzten Cent Beträge zu achten. Es lässt sich zumeist keine zufriedenstellende Gerechtigkeit durch Genauigkeit herstellen. Bei Konflikten um „Abrechnungsthemen“ lohnt es sich eher, als Projekt darüber nachzudenken, ob es nicht implizit um ganz andere strittige Themen geht.

Finanzen und Finanzplanung

Im Bereich Finanzen sind die Aufgaben vielfältig. Hier gilt: Es funktioniert am besten und ist am sichersten, wenn mindestens zwei Personen diese übernehmen. Der Überblick über die Bankkonten muss gewährleistet sein, die Überweisungen müssen fristgerecht durchgeführt werden, es muss kontrolliert werden, ob die vereinbarten Mieten bezahlt werden. Ganz wichtig: keine Bankbewegung ohne Beleg! Für die vorbereitende Buchhaltung werden die Belege vollständig und logisch abgelegt sowie in der Regel für zehn Jahre archiviert. Die Belege bilden die Basis für die Finanzbuchhaltung, die mit diesen Informationen bucht, wonach dann ein Jahresabschluss erstellt wird, der beim Finanzamt abgegeben wird. Dieser dient bei Projekten, die keine steuerbefreite Vermietungsgesellschaft sind, als Grundlage für die durch die Steuerberatenden zu erledigenden Steueranmeldungen. Bei Genossenschaften steht zusätzlich die genossenschaftliche Pflichtprüfung durch den Prüfverband an, die vorbereitet und begleitet werden muss.

Für Kauf, Bau und größere Instandhaltungen werden in der Regel Darlehen von einer Bank und/oder Privatpersonen aufgenommen. Die Zinsbindung der Bankdarlehen läuft meist nach zehn Jahren aus. Gerade in Zeiten von steigenden Zinsen, sollte hier rechtzeitig mit der Bank verhandelt und ggf. auch Alternativangebote anderer Banken eingeholt werden. Die Verwaltung der Direktkredite (Privatdarlehen) bedeutet, die Zinsen zum vereinbarten Zeitpunkt abzurechnen und auszuzahlen und rechtzeitig nach Ersatz für die auslaufenden Direktkredite zu suchen. Gerade bei sehr vielen Direktkrediten, wie es z.B. in Mietshäusersyndikatsprojekten üblich ist, macht es Sinn für die Verwaltung ein spezielles Computerprogramm zu verwenden. Bei geförderten Projekten kommt noch die Verhandlung und Kommunikation mit der Hamburgischen Investitions- und Förderbank (IFB) sowie regelmäßige Überprüfung der Einkommen durch selbige hinzu.

Für den mittel- und langfristigen Fortbestand des Hauses ist es darüber hinaus wichtig, eine Finanzplanung zu erstellen und die Budgets z.B. für Instandhaltungs- und Bauausgaben im Blick zu haben. Daran gekoppelt sind die Miethöhen – sie müssen die durch die Inflation steigenden Kosten decken und darum leider auch regelmäßig erhöht werden. Das Ziel ist meist, die Miethöhe so gering wie möglich zu halten. Gleichzeitig muss sie so hoch sein, dass alle Ausgaben getätigt werden und die Bausubstanz des Hauses erhalten werden kann. Die Miethöhe kann sehr unterschiedlich gestaltet werden – in geförderten Projekten ist sie häufig durch die Vorgaben der Förderbank bestimmt, Projekte ohne Förderung legen eine Miete pro m² fest, die die Bewirtschaftung des Hauses gewährleistet und begleiten dies teilweise mit einem Mietenplenum, in dem auch solidarisch ein Ausgleich der Belastungen zwischen einkommensstarken und einkommensschwachen Mitbewohner*innen gestaltet werden kann.

Unterstützung durch P99

Bei den Finanzen kommen wir ins Spiel – P99wurde 1999 mit dem Ziel gegründet, Hausprojekte in Sachen Finanzen zu begleiten und ihnen die hier bestehenden Aufgaben zu einem großen Teil abzunehmen und sie zu beraten. Oft ist in selbstverwalteten Projekten genau in diesem elementaren Bereich weniger Expertise und Motivation vorhanden. Eine kontinuierliche Verantwortlichkeit ist jedoch nötig und das Risiko ist hoch, wenn dieses Aufgabenfeld nicht ausgefüllt wird. Wir übernehmen für unsere Mandant*innen die Finanzbuchhaltung, die Betriebskostenabrechnung und erstellen immer auch eine mittelfristige Finanzplanung. Diese ist nicht nur für die jährliche Genossenschaftsprüfung gefordert. Es ist für die Projekte auch immens wichtig, zu wissen, wo sie stehen, um auf einer fundierten Grundlage Entscheidungen für die Zukunft treffen zu können. Außerdem ist in manchen Fällen eine externe (neutrale) Einschätzung hilfreich. Es entlastet im Idealfall die intern Verantwortlichen, wenn wir Empfehlungen abgeben und im Zweifelsfall auch um Rat gefragt werden können. Dieser Service ist begehrt. Wir bekommen laufend neue Anfragen, was grundsätzlich gut ist, uns aber an die Grenzen unserer Kapazitäten bringt. Wir wollen und können nicht beliebig wachsen und freuen uns daher, wenn in Zukunft weitere Strukturen entstehen, um die vielen Wohnprojekte in Hamburg, Berlin und darüber hinaus zu entlasten.

Julia Schaal und Friederike Suck teilen sich mit Anne Koenen und Sven Witzke die Geschäftsführung der P 99 Gebäude-Verwaltungsgesellschaft mbH.